|  21. April 2017

Dokumentation der Lieferkette per Telematik

Papier und Toner: Kaum ein Kostenfaktor wird derart unterschätzt wie die jährlichen Ausgaben für das Ausdrucken von Dokumenten aller Art. Rechnet man die Arbeitszeit für die Ablage und die Raumkosten zum Archivieren hinzu, summiert sich das Einsparpotenzial schnell auf einen sechsstelligen Betrag.

Die Vorteile einer papierarmen Prozesskette sind Wolfgang Kammhuber längst bekannt. Vor diesem Hintergrund hatte der Geschäftsführer der Himolla Logistik GmbH dem Papier bereits 2005 den Kampf angesagt. Der Kauf eines leistungsstarken Scanners machte den Anfang. „Mit dem Einscannen sämtlicher Belege haben wir im ersten Schritt unsere Ablage schon deutlich vereinfacht“, erinnert sich Kammhuber. Das Ersetzen der Lieferscheine durch digitale Dokumente war hingegen keine Option. Für die durchgehende Digitalisierung der Bestellabwicklung fehlte es damals wie heute an den notwendigen Branchenstandards.

Klar definierte Abläufe
Im September 2012 wollte man bei der Möbelspedition Himolla aber zumindest die internen Abläufe papierlos gestalten. Zu diesem Zweck wurde ein durchgängiges mobiles Auftragsmanagement eingeführt und ein revisionssicheres Archivierungssystem, das jedes Dokument automatisch dem betreffenden Auftrag zuordnen und schnell auffindbar machen kann. Jetzt können Mitarbeiter und Kunden über ein zentrales Webportal zeitnah auf sämtliche Informationen zugreifen.

Das durchgängige Auftragsmanagement realisierte der Dienstleister mit dem Telematiksystem Tislog von TIS, einem mittelständischen Unternehmen aus Bocholt. Die 35 Fahrzeuge des eigenen Fuhrparks wurden mit mobilen Datenterminals von Motorola ausgestattet. Es folgten 45 weitere LKW von Subunternehmern. Die mit Tislog-Software versehenen Geräte von der Größe eines Smartphones geben den Fahrern einen klar definierten Ablauf vor. „Die Fahrer können keinen der Punkte überspringen, so dass wir über einen standardisierten Prozess mit einer entsprechend hohen Qualität verfügen“, erklärt Kammhuber."Jetzt für die Logistik News anmelden"

Automatische Fotofunktion
Die zu einer Tour zusammengefassten Auftragsdaten heißen bei Himolla „Transportliste“, wobei jede Sendung im Durchschnitt drei Positionen umfasst. Im ersten Schritt wird die Liste über eine Schnittstelle direkt aus dem Tourenplanungssystem zum Handterminal gesendet. Der Fahrer bestätigt den Erhalt per Touchscreen und öffnet den ersten Auftrag. Danach übernimmt das Tislog-Terminal automatisch die Navigation zur Entladestelle, wo der Empfänger den Erhalt der Sendung per Unterschrift auf dem Display quittiert.

Aber auch hier sind die Abläufe klar definiert: Zunächst muss jeder Barcode gescannt werden, bevor sich am Tislog-Terminal automatisch die Fotofunktion öffnet. Um den Prozess fortzusetzen, muss der Fahrer die abgelieferte Sendung fotografieren. „So erfassen wir bei der Auslieferung lückenlos den ordnungsgemäßen­ Zustand der Ware“, betont der Logistikchef.

Quittierter Abholversuch
Für das automatische Starten der Fotofunktion hat TIS die Programmierung von Tislog speziell an die Wünsche von Himolla angepasst. Anschließend wird der neue Lieferstatus zusammen mit Zeitstempel, Foto und Quittung automatisch per Mobilfunk an einen Server geschickt. Von dort gehen die Daten dann im Zweiminutentakt per FTP-Server zu Himolla und stehen für Abrechnung und Recherchen im Webportal zur Verfügung.

Die strengen Abläufe gelten aber nicht nur bei Auslieferungen, sondern auch bei den Rückholungen. Bei dem Dienstleister gehört es zum Service, dass die bereits an den Handel ausgelieferten Polstergarnituren bei Problemen nachträglich überarbeitet werden. Vor diesem Hintergrund müssen Sendungen beim Händler abgeholt und ins Werk zurückbefördert werden.

In der Vergangenheit kam es jedoch immer wieder vor, dass die avisierten­ Möbel zum vereinbarten Termin nicht bereitstanden. „Die Fahrer mussten unverrichteter Dinge weiterfahren, wobei der Abholversuch nicht quittiert wurde.“ Im Nachhinein konnte Kammhuber nicht belegen, dass er für die verzögerte Abholung nicht verantwortlich war.

Mit Tislog hat sich die Beweislage vollkommen geändert. Denn für jede Retoure gibt es jetzt einen verbindlichen Ablauf: Steht die Ware bereit, wird sie fotografiert. In diesem Fall quittiert der Fahrer den Empfang auf dem Display seines Handterminals. Kann die Sendung nicht übernommen werden, muss dies der Versandleiter des Händlers per Unterschrift bestätigen. „Jetzt gibt es keine Ausreden mehr“, erklärt Kammhuber. Schließlich biete er seinen Kunden „völlige Transparenz, und viele Diskussionen hinsichtlich Lieferqualität, fehlender Colli und teurer Nachlieferungen entstehen erst gar nicht“.

Dieser Effekt ist mindestens so wertvoll wie die eingesparten Kosten für Papier, Toner und Ablage. Bereits in der ersten Woche nach der Einführung von Tislog konnte Kammhuber fünf Kundenreklamationen eindeutig aufklären: lückenlos und zugunsten von Himolla. Auf diesem Erfolg hat man sich in Taufkirchen aber nicht ausgeruht und bereits die nächsten Einsparpotenziale in Angriff genommen. Inzwischen wurden die eigenen LKW mit sogenannten „Truckboxen“ ausgerüstet. Diese liefern die aktuellen Positionsdaten und senden die Daten der Fahrerkarten und Tachografen in die Zentrale – automatisiert und ferngesteuert. "Jetzt für die Logistik News anmelden"

Außerdem engagiert sich das Unternehmen in der Zukunftsinitiative Möbellogistik (Zimlog). Hier arbeiten Verbände, Hersteller und Händler gemeinsam an einem Branchenstandard für eine komplett papierlose Abwicklung des Warenverkehrs. Frühestens 2018 soll es so weit sein.

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