27. November 2018

Touren, Fuhrpark und Fahrer

Während die Vielzahl der Bevölkerung den Jahrhundertsommer gefeiert hat, litt die Transportindustrie. Nicht nur Kühltransporter machen bei Temperaturen über 40 Grad früher oder später schlapp. Ist das Fahrzeug einmal defekt, ist auch die Reparaturdauer in der Ferienzeit oft deutlich länger. Und auch im eigenen Fuhrunternehmen kommt es zu Personaleinschränkungen durch Urlaub. Wenn dann noch die üblichen Krankmeldungen hinzukommen, wackelt das Planungsgerüst enorm. Am Ende bedeutet das alles für die Disponenten noch aufwendigeres Planen, und vor allem dabei nicht den Überblick zu verlieren, wer und welches Fahrzeug gerade einsatzfähig ist.

Die Sommermonate bringen einmal mehr zum Vorschein, was Disponenten täglich beschäftigt: Aufwendige Tourenplanung angesichts andauerndes Fahrermangels und sporadischen Planungstools, die kaum bis gar nicht unterstützen, wenn nicht noch mehr Aufwand bedeuten.

Dabei nutzen die meisten Fuhrunternehmen noch nicht einmal entsprechende Programme. Stattdessen verlassen sie sich auf Excel-Tabellen. Hier alles richtig zuzuordnen und keine Fahrt zu vergessen verlangt höchste Aufmerksamkeit vom Disponenten. Auch wenn dieser seine Fahrer, Fahrzeuge und Aufträge besser kennt als seine Westentasche. Gerade wenn es zu kleinen Änderungen oder Ausfällen kommt, heißt es alles umplanen – ergo langes, manuelles hin-und-herschieben. Hier schleichen sich selbst beim routiniertesten und aufmerksamsten Planer Fehler ein. Das führt zu aufgebrachten Kunden, genervten Fahrern und Umsatzverlust.

Selbst bei kleinsten Änderungen, zum Beispiel, wenn ein Stopp getauscht werden muss oder ein Auftrag entfällt oder hinzukommt. Disponenten müssen jede Tour von Grund auf neu planen. Anstatt alles direkt auf einen Blick zu haben, muss manuell jegliche Änderung oder Zusatz vorgemerkt und verplant werden. Das daraus entstehende Notizen- und Post-it-Chaos ist nicht nur undurchsichtig, verwirrend und fehleranfällig, sondern auch zeitraubend.

Doch auch Hilfesysteme, die Disponenten beim Planen unterstützen sollen, treffen deren Bedürfnisse selten. Viele Anwendungen sind veraltet und nicht auf die Bedürfnisse der zunehmend digitalen Welt eingestellt. Anstatt eines nutzerzentrierten Ansatzes versuchen diese Tools zu viele Probleme zu vieler Nutzersegmente gleichzeitig zu lösen. Im Ergebnis sind die Programme mit Funktionen überladen, teuer und erfordern langes Training.

Dabei lösen viele der Anwendungen ein zentrales Problem der Disponenten nicht bedarfsorientiert: Den Import von unterschiedlichen Auftragsdaten ins System. Jeder Kunde schickt Lieferaufträge im eigenen Format. Bisher müssen all diese Daten aus den Dokumenten manuell ins System übertragen werden.

Hinzu kommt, dass der Kundenservice des Softwareanbieters oft schwer oder gar nicht erreichbar, bzw. mit langen Warteschleifen verbunden ist. Selbst wenn man endlich jemanden am Telefon hat, sind die Service-Mitarbeiter oft schlecht geschult. Bis zur Lösung des Problems durch einen Experten vergehen oft viele Stunden, wenn nicht Tage. Und die Disposition und Planung? Liegt derzeit still oder muss auf improvisierte Excel-Tabellen und das Gedächtnis des Disponenten zurückgreifen. Genaue Auftragsdaten müssen mühsam aus der Ablage zusammengesucht werden.

Ist die Tour endlich geplant, muss der Plan zum Fahrer. Das heißt in der Regel ein Ausdruck. Aber woher weiß der Fuhrunternehmer ob bei der Fahrt alles glatt läuft, bei welchem Stopp sich der Fahrer befindet? Und was passiert, wenn es eine kurzfristige Änderung gibt, weil ein Kollege oder Fahrzeug ausfällt oder der Kunde verspätet ist? Den Mitarbeiter am Steuer zu erreichen ist nicht immer einfach, zumal die mündliche Weitergabe der Daten fehleranfällig ist. Fahrer wollen Routine, Sicherheit und Planbarkeit ihres Tages und ihrer Tour und nicht durch dauernde Anrufe gestört werden. Daher ignorieren viele Fahrer mittlerweile sogar Anrufe von der Disposition. Zusätzlich weiß bei der Rechnungstellung durch fehlende Dokumentation keiner mehr, was genau geliefert wurde. Denn auch wenn TMS-Systeme mittlerweile größtenteils Standard sind, zeichnen dieses auftragsbezogene Daten nicht auf. Fuhrunternehmer brauchen ein integriertes Tool, das auch die Fahrer unterwegs mit einbezieht, zum Beispiel per App. Das ermöglicht die zuverlässige Übermittlung von Daten, spart Papier und sichert eine nachvollziehbare Dokumentation.

Bei der Rechnungslegung setzen sich die Probleme der Fuhrunternehmer fort. Die papiernen Lieferscheine verschwinden oft in den Sphären zwischen Fahrer, Disposition und Buchhaltung. Digitale Lösungen ermöglichen den direkten Zugriff auf Lieferscheine und dokumentieren die genaue Ausführung von Aufträgen. So kann die Buchhaltung direkt richtige Rechnungen erstellen ohne lange nachzufragen oder zu suchen. Das verkürzt die Zeit bis zur Bezahlung und schont Nerven und Zeit der Disponenten und Buchhalter.

Langsam scheint die Logistik-Tech-Industrie diese Probleme zu erkennen und es werden erste Programme entwickelt, die tatsächliche, kundenorientierte Lösungen liefern. Ihr Credo: Dem Nutzer, also dem Fuhrunternehmer, zuhören, was er wirklich braucht. Denn an Aufträgen mangelt es den wenigstens. Effiziente Nutzung der immer knapperen qualifizierten Fahrer und ein sinnvolles Planungssystem sind viel mehr gefragt. Erste Anwendungen erlauben dem Disponenten einfach Daten in jeglichem Format zu importieren. Daraus werden Touren generiert, die einfach angepasst werden können. Großes Plus: Regelmäßige Touren können als Vorlagen gespeichert werden und schnell auf den aktuellen Tag angepasst werden. Selbst die Übertragung an den Fahrer via App kann integriert werden. Auch die Rückkommunikation, wie Lieferbestätigung und Lieferschein erfolgt einfach über App. So sind alle Daten an einem Ort und Rechnungen können ohne Verzögerung erstellt werden. Die oft jungen Unternehmen schreiben zudem Service groß: Hat der Kunde ein Problem, soll sofort ein Ansprechpartner zur Verfügung stehen, damit die Planung schnell wieder aufgenommen werden kann.

Systeme dieser Art sind ein weiterer Schritt in Richtung transparentere und digitale Logistik und Disposition. Sie tragen zu einer neuen, strategischeren und unentbehrlichen Rolle des Disponenten bei: Dieser kann sich von nun an auf Optimierung und individualisierte Lösungen konzentrieren um für alle das meiste herauszuholen.

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